Was macht Mitarbeiter zu Mitmachern?

0:06 Hallo und herzlich willkommen zur 65. Folge des Podcasts Wege der Digitalisierung. Heute ist bei mir zu Gast Silke Stöbing. Sie ist Expertin für mehr Produktivität im Unternehmen, laut ihrer eigenen Homepage. Wir haben uns kennengelernt vor einigen Monaten, sage ich mal, bei einer Veranstaltung der Handelskammer, sind und seitdem gelegentlich wieder über den Weg gelaufen. Und ich habe festgestellt, dass das, was sie tut, auch immer wieder mit Digitalisierung zu tun hat. Von daher lag ja nichts näher, als ein Interview für diesen Podcast aus ihr heraus zu leiern. Jetzt sitzen wir hier. Silke, schön, dass du da bist. Vielen Dank, dass du dir die Zeit nimmst. Sehr gerne. Ja, genau. Erzähl doch mal ein paar Worte zu dir.

0:51 Wer bist du? Was machst du? Und wie kriegen wir den Bogen zur Digitalisierung?

0:56 Ja gut, also schon gehört, ich bin Silke Stöving, Beraterin für Unternehmen und natürlich auch Expertin für mehr Produktivität im Unternehmen. Das eine folgt aus dem anderen. Und ein bisschen zu meinem Werdegang vielleicht. Als gelernte Hotelkauffrau habe ich das Thema Dienstleistung ganz früh kennengelernt und lieben gelernt. Ich bin also Dienstleisterin aus Leidenschaft, das heißt, meine Kunden freuen sich eigentlich immer, wenn sie mich sehen, weil irgendwas Gutes habe ich immer in der Tasche. Und danach habe ich 35 Jahre im Büro verbracht, in verschiedenen Positionen, bis hin zur Assistentin der Geschäftsführung. Und mir sind immer viele Sachen aufgefallen, die man verbessern kann. Und so habe ich dann irgendwann angefangen, nebenberuflich selbstständig zu sein im Bereich Büroorganisation.

2:05 Und das hat sich dann so langsam weiterentwickelt bis hin zu dem Tag, als ich meine Kündigung bekommen habe, aber nicht, weil ich selbstständig war, sondern weil die Abteilung aufgelöst wurde. Und dann habe ich gesagt, nun mache ich das Ganze hauptberuflich. Das hat sich dann über verschiedene Schritte entwickelt bis hin zur Beraterin für Unternehmen und zu dem, was ich heute bin. Und die Frage, die ich unternehme, im Moment als erstes stelle ist, sind Ihre Mitarbeitenden denn auch schon Mitmacher? Dann höre ich natürlich oft, was meinen Sie damit? Naja, Mitmacher sind Mitarbeiter, die eigene Initiative ergreifen, Verantwortung übernehmen, Fehler machen und daraus lernen, ihr Wissen weitergeben, Botschafter ihres Unternehmens sind und natürlich, wenn immer möglich, über den Tellerrand hinausschauen.

3:09 Und ich bin die erste Beraterin für Unternehmen in Deutschland, die nach dem MZM-Baukasten arbeitet. Diesen Baukasten habe ich selbst zusammengestellt und er beinhaltet ausschließlich Themen, die sich am Menschen orientieren. Hier sind Mitarbeiter und die Geschäftsführung oder der Inhaber gleichermaßen gefragt und gefordert. Das Ziel ist es, Mitarbeitende wirklich zu Mitarbeitern machen und das ganz ohne Zuckerbrot und Peitsche. Dieser MZM-Baukasten beinhaltet die Themen Personal, Wissen, Qualität, Büroorganisation, mein Ursprung und zur Dokumentation des Ganzen das Thema Unternehmenswiki oder Social Intranet, je nachdem, wie man das heute nennen möchte. So und um jetzt die Brücke zum Thema Digitalisierung zu schlagen, ich schaue eigentlich immer erst, was meine Kunden denn schon so haben in diese Richtung. Das ist mal mehr, mal weniger und erschreckenderweise manchmal auch noch gar nichts.

4:31 und gucke dann, wo wir Prozesse, Abläufe optimieren können und die Digitalisierung in irgendeiner Form einsetzen können. Das heißt, Digitalisierung ist für mich auch Mittel zum Zweck und nicht das Dominante im ganzen System, sondern erst kommt der Mensch, dann das Unternehmen und dann die Digitalisierung als Hilfsmittel dazu. Und den ganzen Baukasten habe ich mitarbeiterorientiert, werteorientiert, ganz wichtig auch für die Digitalisierung, praxisorientiert und zukunftsorientiert aufgebaut. Weil wenn ein Unternehmer heute zu mir sagt, ja wir sind blendend aufgestellt, wir haben auch keinen Fachkräftemangel, Digitalisierung interessiert uns nicht, das läuft auch so und das gibt es durchaus, werde ich ein wenig stutzig, weil dieser Unternehmer schaut, so befürchte ich immer, nicht in die Zukunft.

5:42 Denn irgendwann wird er ohne nicht mehr auskommen. Und je eher er seine Mitarbeiter und sich selbst ins Boot holt, umso schneller wird die Digitalisierung auch ganz einfach.

5:58 Du hast ja erzählt, also dein Werdegang, das ging los über die Büroorganisation. Jetzt ist Digitalisierung oft, denken die Leute ja eher von der reinen Technologie. Jetzt kann ich mir vorstellen, du hast in den Jahrzehnten vieles gesehen, wo einfach Prozesse von analog zu digital wurden. Ich habe auch auf deiner Homepage gesehen, du bist zertifiziert für das Unternehmenswert-Mensch-Förderprogramm. Programm. Und du hast es ja auch eben schon gesagt, du guckst immer erstmal auf den Menschen und auf das Miteinander. Digitalisierung ist ein Hilfsmittel. Jetzt würde mich ganz brennend interessieren, was für Veränderungen hast du erlebt über die Jahre und die Jahrzehnte, wenn digitale Hilfsmittel eingeführt wurden, um Prozesse zu automatisieren, zu digitalisieren?

7:05 Was hat das mit den Menschen gemacht? Also was war vor, ich weiß nicht, vor 35 Jahren, als du angefangen hast, in einem Büro zu arbeiten, was war da anders als heute?

7:16 Ja, es gab noch Disketten. Manch einer kennt das gar nicht mehr. Aber ich muss ganz ehrlich sagen, ich persönlich war mit jeder Veränderung, die mir das Leben einfacher gemacht hat, richtig glücklich. Weil es ging einfach leichter von der Hand. Und ich kann vielleicht auch mal von meinem ersten Zusammentreffen mit dem Thema Digitalisierung in der Neuzeit, nämlich 2013, kurz berichten. weil da war ich bei einem Kunden und ein pharmazeutisches Unternehmen und dieses pharmazeutische Unternehmen hatte ein neues Produkt auf den Markt gebracht und 100 neue Außendienstmitarbeiter eingestellt. Das haben sie erstmal gemacht und dann kam plötzlich die Frage auf, ja und wer schult sie? So und diese Frage wurde an mich herangetreten, wie können wir 100 Mitarbeiter zu einem bestimmten Zeitpunkt so fit machen, dass sie mit diesem Produkt auf die Straße gehen können.

8:27 Da habe ich dann zusammen mit zwei Kollegen angefangen, sämtliches Wissen, was gebraucht wurde, zusammenzutragen, weil es waren ja auch neue Mitarbeiter, also brauchten sie Informationen über das Unternehmen, sie brauchten Informationen darüber, wie sie sich den Kunden gegenüber zu verhalten hatten. Es ging bis zum Binden der Krawatte. Und das haben wir alles zusammengetragen und in ein Tool gepackt, so dass jeder, damals war das ja noch ganz neu, von jedem Ort zu jeder Zeit auf aktuelle Informationen zugreifen konnte. Das war so mein allererstes Zusammentreffen mit dem Thema Digitalisierung. Und da ist letztendlich auch dieser Punkt Unternehmens-Wiki, von dem ich gesprochen habe, vorhin schon, draus entstanden.

9:29 Technisch habe ich eine Idee, was ich tun würde, um so ein Wiki aufzusetzen und die Informationen zusammenzukriegen. Gab es denn in diesem Unternehmen schon so eine Kultur, dass da 100 neue Leute reinkommen, dass die irgendwie ein digitales Werkzeug an die Hand kriegen und man dann hofft, dass die danach das Produkt gut verkaufen?

9:50 So etwas gab es noch nicht. Das war ganz neu. Die hatten zwar ein internes Tool, was aber auch nicht gepflegt war, also ziemlich auch veraltet war. Und damit haben wir eigentlich ganz neu wieder angefangen.

10:03 Das heißt, im Prinzip war damit ja nicht nur ein neues Endprodukt und ein neues digitales Hilfsmittel verbunden, sondern auch ein Kulturwandel in dem Unternehmen als solches.

10:14 Ja, das stimmt. Und es war anfangs auch sehr schwierig, weil sowas sollte ja dann auch immer von der oberen, die obere Ebene war vollkommen einverstanden, war überhaupt kein Problem. Aber die Führungskräfte, da begannen schon die Probleme, das schafft ihr nie. Und wie soll das überhaupt funktionieren? Und die kommen mit tausend Fragen auf und zu und so weiter und so fort. Es war also echt ein großes Stück Überzeugungsarbeit, was wir damals leisten mussten.

10:45 Und wie habt ihr das gelöst? Also über die Führungskräfte oder über Einzelgespräche? Der Hintergrund der Frage ist, dieses Thema haben, denke ich, viele Leute, die hier zuhören, auch auf die eine oder andere Weise. Also jetzt 100 Leute auf Schlag einstellen und die geballt schulen, ist schon eine harte Nummer. Ja, das war eine harte Nummer, aber total interessant. Das glaube ich, genau. Aber das Thema, ein neues Produkt, für das Leute geschult werden, also was auch immer eigentlich, die Einführung von digitalen Hilfsmitteln, welcher Art auch immer, bringt ja eigentlich immer einen Kulturwandel. Ja. Also sollte es zumindest. Das bringt den immer mit, manchmal nimmt man das wahr, manchmal auch nicht. Wie würdest du da rangehen, diesen Kulturwandel irgendwo zu begleiten?

11:34 Ja, das ist zum Beispiel auch ein Teil der Bausteine, die ich in diesem Baukasten habe, nämlich das Thema Unternehmenskultur bzw. Werte, Ziele, Leitbild im Unternehmen. Und das mache ich in aller Regel so, dass ich mit den Teams spreche und das Thema Werte überhaupt erstmal zur Diskussion stelle, weil vielfach Werte werden natürlich gelebt, aber es ist niemandem so richtig bewusst, dass sie gelebt werden. Dann frage ich anhand eines simplen Bogens ab, welche Werte denn welche Bedeutung für den einzelnen Mitarbeiter haben. Das ist natürlich ganz anonym. Und aus den Ergebnissen stelle ich dann so zumindest schon mal die groben Werte des Unternehmens zusammen. Und das mache ich natürlich mit Führungskräften, Geschäftsführung ebenfalls.

12:39 Und dann ergibt sich schon ein ganz gutes Bild in aller Regel, weil da sind dann so vier oder fünf Werte, die einfach herausragen, wo jeder sagt, ja, da stehe ich hinter. Wichtig ist natürlich vorher auch diese Werte zu definieren, weil unter Vertrauen kann man ganz viel verstehen und unter Zuverlässigkeit und Pünktlichkeit auch. Das sind jetzt nun mal so ganz allgemeine Werte, es gibt auch noch ein bisschen was Spezielleres. Und das ist der eine Part. Der nächste Part sind dann verschiedene Aspekte. Zum Beispiel, wie wollen wir unsere Kunden behandeln? Wie wollen wir als Mitarbeiter geführt werden? Wie wollen wir führen aus Sicht der Führungskräfte? Und unter Berücksichtigung dieser Werte machen sich die Mitarbeiter und Führungskräfte getrennt oder zusammen, wie es gerade gewünscht wird, Gedanken und schreiben das auf.

13:39 Und das, was dann aufgeschrieben ist, daraus formulieren wir dann. Und das ist manchmal ganz, ganz einfach Leitsätze. Und ich merke immer wieder, wenn diese Leitsätze fertig sind und wenn die an der Wand stehen oder auf dem Flipchart oder wo auch immer, dann durchfließt eine ganz tolle Energie den Raum. Das ist so richtig so, als wenn die Sonne aufgeht, so über dem Meer, so kann man das echt beschreiben. Und das macht mich persönlich immer total happy. Und aber auch die Mitarbeiter, denn die wissen jetzt endlich mal, warum sie überhaupt da sind, wofür sie arbeiten, warum es das Unternehmen gibt, all diese Fragen, die gestellt werden sollten, bevor man überhaupt richtig in die Digitalisierung einsteigt.

14:42 Weil dann ist das Thema Veränderung auch viel leichter zu händeln.

14:45 Also dieses Vorgehen, die Werte aus der Belegschaft, sage ich mal, zu ermitteln, also macht total Sinn nach allem, was ich so weiß und kenne und was wir auch selbst hier bei uns tun. Gleichzeitig stelle ich mir vor, ich als Chef habe vielleicht eigentlich nur vor, ein neues Effizienzsteigerungs-Digitalwerkzeug einzuführen. Dann komme ich auf einmal drauf, das funktioniert nicht ohne Kulturwandel und jetzt muss ich meine Leute fragen, was für Werte haben wir hier eigentlich? Und dann kommt da irgendwas raus, was mir vielleicht gar nicht gefällt. Vielleicht habe ich immer gedacht, mein Unternehmen hat folgende drei Werte, weil ich das mal so aufgeschrieben habe. Und jetzt frage ich meine Mitarbeiter und da kommt was ganz anderes raus.

15:27 Kommt das vor?

15:28 Also bisher ist es noch nicht vorgekommen. Also es hat sich immer irgendwo im Rahmen gehalten, sodass man sich auch darauf einigen konnte und dass es sehr in Übereinstimmung Geschäftsleitung und Mitarbeiter war. Aber natürlich kann das passieren. Aber ich glaube, dann macht sich das auch vorher schon bemerkbar, indem sie eine hohe Fluktuation haben, indem Mitarbeiter oft krank sind, indem Mitarbeiter aus Sicht des Chefs nicht das tun, was sie eigentlich tun sollten. Da sind dann viele andere Faktoren vorher schon, die darauf hindeuten, irgendwas stimmt da nicht. Und dann kann man sowas im Prinzip als Fingerzeichen nehmen, guck mal, eure Werte passen auch nicht übereinander. Der hat das, der legt darauf Wert, das kann gar nicht zusammenpassen. Und dann muss man sich natürlich überlegen, was man tut.

16:34 Sollte dann hoffentlich nicht drauf kommen, die Einführung eines digitalen Tools löst unsere Probleme. Nein, nein, nein. Okay, gut, aber das heißt im Prinzip, in dem Moment, wo man nicht sowieso schon drei andere Probleme hat, kann man davon ausgehen, es befördert ganz viel. Irgendwann geht die Sonne auf im Raum, aber sofern ich nicht eh schon Riesenprobleme habe, die sich durch Symptome äußern, wird das nicht zwangsläufig irgendwelche großen Dissonanzen hervorbringen.

17:10 Richtig. Und es ist ja auch so, ich mache ja immer jedes Mal bei jedem Kunden eine Bedarfsanalyse. Das heißt, ich habe zumindest zwei Fragebögen, die ich mit dem Kunden auch sehr intensiv durchgehe, wo auch Fragen in diese Richtung gestellt werden, sodass man schon mal weiß, ob wir das jetzt sofort machen, ist eine große Frage. Vielleicht sollten wir erst mit etwas anderem anfangen. Dann ist es schon mal ein bisschen leichter, sich auf die Werte zu konzentrieren. Also das kläre ich dann vorher schon ab. Und diese Fragebögen, ich weiß nicht, neue Qualität der Arbeit, Inqua, bietet da so einige an und die nutze ich eigentlich auch sehr gerne, weil sie eben alles auf sehr sachliche und gute Art und Weise abdecken, so dass man vorher schon sieht, da könnte was sein, vielleicht muss man das erst klären, bevor man sich ganz intensiv mit der Unternehmenskultur beschäftigt.

18:12 Ich habe gerade überlegt, ob du noch weitere Quellen nennen kannst, die wir auch verlinken wollen. Also wenn jemand sich mit dem Thema weiter auseinandersetzen möchte, wie kann ich einerseits dieses Effizienzthema vielleicht mir selbst besser erschließen, andererseits aber auch dieses Thema Kulturwandel und Digitalisierung. Gibt es da irgendwelche Quellen, die du empfehlen würdest?

18:40 Also die Zeitschrift Wissensmanagement, die es ja auch digital gibt. Das war für mich so das erste Tool, was mich da so ein bisschen hingebracht hat. Weil das Thema Wissensmanagement ist ja natürlich auch ein großes Thema, was auch sehr viel mit der Digitalisierung zu tun hat. Weil es bedeutet ja letztendlich die Auflösung von Wissenssilos der einzelnen Mitarbeiter und das Wissen in die Gemeinschaft reingeben, was dann auch nicht einfach ist und aber auch dann wieder mit den Werten zu tun hat, weil ich behalte alles für mich oder ich stelle mein Wissen zur Verfügung und profitiere dadurch selbst, weil Wissen wird mehr, wenn es geteilt wird. Ist einfach so.

19:35 Ja, werde ich verlinken, das ist spannend. Was ist denn deine größte Herausforderung? die unter dem Stichwort der Digitalisierung, an der du persönlich gerade arbeitest.

19:50 Da kriege ich dir im Moment gar nicht so viel zu sagen, weil die Herausforderungen kommen immer mit den Kunden. Und im Moment bin ich also, gut, ich habe jetzt gerade einen Kundenhandwerker, der eine Mitarbeiter-App einführt und da einige Module gerade zettestet, aber seine Mitarbeiter wissen noch nichts von dem Ganzen. und so in unserem ersten Gespräch hat er gesagt, ja, und das ist ganz toll und habe ich alles. Und Anfang des Jahres fangen die damit an zu arbeiten. Und da habe ich nachgefragt, ja, wie machen Sie das denn? Och, ich zeige einem das und dann würde das den anderen schon mitteilen. Ja, okay, ich meine, es ist ein kleines Unternehmen mit zwölf Mitarbeitern, also nicht so groß. Aber selbst da sorgt so etwas schon für Unruhe und sorgt auch dafür, dass zum Beispiel ein älterer Mitarbeiter, der jetzt natürlich Gerüchte gibt, gesagt, nö, damit arbeite ich nicht mehr.

20:49 Das mache ich nicht mehr. Ich habe jetzt noch zwei Jahre vor mir, das tue ich mir nicht an. So. Und das hätte man vermeiden können.

21:00 Ja, das klingt jetzt, klingt so, ja. Okay. Dann meine letzte Frage. Gibt es jemanden, den du gerne in einem späteren Interview hier hören würdest, den du gerne ausgefragt hättest zum Thema Digitalisierung?

21:20 Ja, gibt es. Und zwar eine Psychotherapeutin. Das fällt mir jetzt ganz spontan ein, deswegen. Die ja auch sehr viel mit Menschen zu tun hat und auch unter Umständen mit den Auswirkungen, die die Digitalisierung auf diese Menschen hat.

21:44 Hast du da jemand Spezielles im Sinn? Ja. Okay. Das heißt, den Namen kannst du mir hinterher umgeheim nennen. Mache ich. Sehr schön. Ja, dann hoffe ich, dass es da bald ein weiteres Interview zu hören gibt.

22:00 Ja, das war eine gute Frage. Gut. Ja, wird mir jetzt, glaube ich, doch, mir würden noch andere Leute einfallen.

22:09 Also wenn du Namen hast, sehr gerne.

22:13 Weil dieser Referent, den wir gestern hatten, der würde mir dazu zum Thema auch einfallen. Weil Flüchtlinge und Digitalisierung ist vielleicht auch mal ein Thema. Das wäre dann eventuell ein Ehepaar.

22:27 Okay, ja, ich bin gespannt. Ich denke, also wenn du da einen Kontakt herstellst, dann kannst du da ein Interview. Das mache ich gerne. Gut, ja dann sind wir so ein bisschen auch am Ende unserer üblichen Zeit. Ganz vielen Dank für deine Zeit, für dein Wissen. Ich danke dir. Ich fand es total spannend. Schön. Gut, das war das 65. Interview im Podcast Wege der Digitalisierung. Wie immer, alles, was wir an Quellen genannt haben, findet ihr auf unserer Webseite wegederdigitalisierung.de. da könnt ihr auch wie immer gerne Kommentare schreiben, teilt das Ganze in allen Netzwerken, die ihr so kennt und gerne nutzt schreibt mir E-Mails, bewertet uns bei iTunes, das ist auch immer sehr hilfreich und ich bedanke mich fürs Zuhören, hoffe, dass ihr auch alle was gelernt habt vielen Dank und bis zum nächsten Mal